Shortcuts und Actions: TYPO3 Backend für Redakteure einfacher machen
Wo muss ich jetzt schon wieder klicken?
Redakteure sind oft überfordert mit den vielen Möglichkeiten im Backend von TYPO3. Es ist deshalb die Aufgabe von den Administratoren, dass das Backend nur wirklich das nötigste für die tägliche Arbeit anzeigt.
Ein wichtiges Werkzeug zur Vereinfachung der Arbeiten im Backend sind Actions, oder auf Deutsch: Befehle. Ich habe vor ziemlich genau einem Jahr schonmal darüber berichtet, wie man mittels Actions Exporte ohne Extensions generieren kann.
Nach demselben Prinzip kann man nämlich auch Actions für die Erstellung von bestimmten Records einrichten, das könnte dann zum Beispiel so aussehen:
"User tools --> Aufgaben --> Befehle --> News erstellen" und schon erscheint die News-Erstell-Maske und erstellt die News im richtigen Sysfolder.
Shortcuts statt Actions
Eine andere Variante ist der Einsatz von Shortcuts.
Als Administrator klicke ich mich also zuerst durch das Backend durch, bis ich die Erfassungsmaske für News sehe.
Dann erstellt man ein Shortcut, man findet das Symbol oben rechts im Backend auf jeder Seite auf der Shortcuts erstellt werden können.
Mit diesem Shortcut können wir nun direkt die Erfassungsmaske für News aufrufen. Hierfür finde ich Shortcuts einiges komfortabler als Actions.
Unser Shortcut ist aber nur für meinen Benutzer sichtbar, das ändern wir jetzt indem wir den Shortcut bearbeiten. Das Bearbeitungssysmbol erscheint, sobald wir den Mauszeiger über den Shortcut bewegen.
Wir benennen den Shortcut um und weisen ihn der Kategorie "Global: Records" zu. Ab sofort ist der Shortcut Global, also für alle Benutzer sichtbar.
Unser Redakteur kann nun ebenfalls über einen Shortcut neue News erstellen, so einfach wie bei den Actions.
Unterschiede Actions und Shortcuts
Mit Shortcuts ist es also viel einfacher, feste Abläufe für Redakteure zu definieren. Allerdings können wir damit natürlich nicht alle Funktionen von Actions abdecken.
Ein weiterer Knackpunkt: Globale Shortcuts sind für jeden Benutzer sichtbar. Also auch für Redakteure, welche gar keine News erfassen können. Dies führt dann zu den sonst schon sehr hübschen "permission denied" oder sonstigen verwirrenden Meldungen.
Actions werden über Backend-Usergroups zugewiesen.
Wenn es um solche vorgefertigten Befehle geht, empfehle ich den Einsatz von entweder NUR Actions oder NUR Shortcuts, aber nicht beides. Sonst wird es für den Redakteur nur wieder unnötig kompliziert.
